Hoy vamos a hablar de qué hacer para organizarte bien y conseguir cumplir con los objetivos del día. Siguiendo 4 pasos muy fáciles lograrás aquello que llevas mucho tiempo esperando: ¡sentir que aprovechas el dia!
Esto es lo que os vamos a contar
A todos nos gusta aprovechar el día, ¿verdad?. Muchas veces comenzamos la semana súper motivados. Nos decimos que esta semana sí, esta semana vamos a cumplir con todos los horarios y a realizar todas las tareas que tenemos pendientes, que vamos a estar on fire, incluso nos vamos a levantar temprano para hacer deporte e iniciar el día con energía…
Pero después, nada de eso pasa. Vas todo el día corriendo de un lado para otro, con mil cosas en la cabeza y cuando llega la noche te das cuenta que no has hecho ni la mitad de lo que querías.
¿Te ha pasado alguna vez? ¡A nosotros si! Hasta que decidimos planificar nuestro día con una agenda. Sí, suena muy “de colegio” pero es la mejor forma de que los días sean más productivos.
¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!
PASO 1: Una agenda, por favor
El primer paso es hacerte con una agenda o un planificador. Pero si eres de los que va todo el día con el móvil encima, puedes utilizar alguna herramienta digital como Google Calendar, Trello, Evernote…
El registro puede ser diario, semanal o mensual. Nosotros os recomendamos semanal, pues tienes una visión más completa que en una planificación diaria y es mucho menos agobiante que una planificación mensual.
En próximos post hablaremos sobre la Bullet Journal, un cuaderno que hace la función de agenda y que puedes personalizar a tu gusto. Si eres creativ@ te encantará este método.
PASO 2: Toca hacer listas
En Para Gente Normal somos muy de coger papel y boli, pero si lo prefieres puedes hacerlo en el ordenador. Haz una lista de todas las tareas que tienes que hacer esta semana. Pero cuidado, una lista infinita no es nada productiva. Así que primero te contaremos qué tienes que tener en cuenta a la hora de elaborar esa lista.
- Márcate objetivos diarios o semanales. Deben ser objetivos que puedas cumplir.
- Agrúpalas por categorías. Por ejemplo: Casa, Trabajo, Personal… Te recomendamos que uses colores, así todo será mucho más visual y de un solo vistazo sabrás qué tipo de tarea te toca hacer.
- Las acciones o tareas que escribas deben ser precisas. Cuanto más lo sean, menos trabajo te costará ponerte con ellas. Te pongo otro ejemplo: No es lo mismo “mandar correo a Silvia” que “mandar correo con los post de la semana para el blog a Silvia”.
- Apunta el tiempo que emplearás en cada tarea. Recuerda añadir un margen de tiempo por si acaso algo se complica, o te surge algún inconveniente. Por favor, sé realista con los tiempos porque si no lo son te frustrarás enseguida.
- Optimiza tu tiempo. Si vas a salir a hacer la compra, sería conveniente que hicieras aquellas tareas que te pillan de paso. O si te vas a poner a trabajar con el ordenador puedes aprovechar a mandar o revisar los correos que tienes pendientes.
PASO 3: A priorizar se ha dicho
Ahora vamos a organizar todas esas tareas del día a día en nuestra agenda o planificador. Para ello hay que saber priorizar y delegar.
A la hora de priorizar hay que tener en cuenta dos conceptos URGENTE e IMPORTANTE. No, no es lo mismo. Como bien dice la canción de Fito&Fitipaldis “Ójala me hubiera dado cuenta antes, no siempre lo urgente es lo importante”.
- Algo importante lo es por el interés que ponemos en ello y las consecuencias que conlleva realizar o no esa acción. Son tareas que vamos a realizar si o si, porque son relevantes para nosotros.
- Lo urgente va relacionado con un periodo de tiempo, hay una fecha límite.
Todo se ve mejor con ejemplos. Haz una lista de cosas importantes para ti: Pasar tiempo con tus hijos, ver a tus padres o a tus amigos, tener tiempo de calidad para ti, mantener la casa limpia… Y ahora convierte esas cosas importantes en acciones: Miércoles y viernes ir al parque con mis hijos de 17:30 a 18:30, comer el domingo en casa de mis padres, el martes y jueves ir a yoga a la clase de 19:00 a 20:00, pasar la aspiradora todos los días, etc.
Dicho todo esto, ya sabemos diferenciar qué tareas son urgentes y cuáles importantes. Así que ahora toca… PRIORIZAR! Primero programa aquellas tareas que sean urgentes (seguramente puedas delegar algunas de ellas) y no te olvides de poner todas las importantes. Si alguna tarea de tu lista no es importante ni tampoco urgente… ¡FUERA! .
PASO 4: Evaluando que es gerundio
Este paso se puede hacer al empezar el día o cuando acaba. Nosotros te recomendamos que lo hagas por la noche.
Cuando ya estés tranquil@ sentado en tu sofá o en la cama, saca tu agenda, planificador o móvil y repasa todas las cosas que has hecho hoy.
- Tacha aquellas que hayas terminado (si, lo sabemos, uno de los mayores placeres de la vida es tachar).
- Evalúa aquellas que has dejado a medias o no has conseguido empezar. Pregúntate qué ha pasado y cómo puedes solucionarlo para la próxima vez.
- Reajusta tu planificación corrigiendo pasos anteriores para que sí puedas llegar a tus objetivos diarios/semanales.
- Por último, repasa qué tienes para el día siguiente, por si hay que añadir o quitar algo.
Y hasta aquí los pasos que tienes que dar para sentir que tu día está bajo control. Pueden parecer densos y que te llevarán mucho tiempo realizarlos. Pero sólo será al principio. Dedícale tiempo el primer día, establece tus objetivos y redacta bien tus tareas. Después, solo será chequear y tachar 😉
¿Hacemos un resumen rápido?
- Hazte con una herramienta que te ayude a llevar a cabo tu planning diario o semanal (una agenda o el móvil).
- Después haz una lista con las tareas que vas a llevar a cabo a lo largo de la semana (apunta el qué y cuándo y… ¡Que sean precisas!).
- A la hora de ordenarlas, prioriza diferenciando entre urgente e importante.
- Y por último, repasa al final del día si has conseguido tus objetivos y qué debes hacer para que se cumplan. Haz reajustes.
¿Han sido valiosos estos 4 pasos para organizarte? ¿Qué otros tips aconsejarías para hacer más llevaderos los quehaceres del día a día? ¡Déjanos tu comentario!
